Как дизайн-студия разделила рабочие процессы на Basecamp, Planiro и amoCRM?

Максим, можно пару слов о том, чем занимается ваша компания?

Мы любим делать крутые сайты и фирменные стили. У нас есть чёткие процессы, в которые мы верим, так и работаем. Все давно в этой сфере, но под одной крышей с 2012 года. Мы очень разные, но всё-таки вместе. Нам доверяют ОЭЗ «Алабуга», компании Danaflex, ICL Services, «Казань Арена», а также магазины, строительные и торговые компании, и даже СМИ. Для нас все проекты — важные и крупные. Из последних — онлайн-газета «Реальное время», от фирменного стиля до бэкенда сайта.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Сбор и хранение информации по проектам и общение с клиентами у нас происходит в Basecamp. Там же раньше создавали и закрытые дискуссии по проектам, только для своих, но в итоге разделили эти вещи и ушли в Slack. Там общаемся внутри рабочих групп по каждому проекту. Но управление проектами и учёт времени по задачам ведём в Planiro. Кстати, разработка компании из нашего же города Казань.

Почта — на Gmail. Разные специалисты используют по-разному. Дизайнеры — для отправки макетов арт-директору на согласование и как дополнительный задачник. PR-менеджер — для общения с внешней аудиторией, СМИ и партнёрами. В остальных случаях — для согласования каких-то решений с руководством или отправки официальных документов. Кроме того, менеджеры проектов и руководство пользуются системой «Чистый ящик» (Mailbox), остальные справляются в браузере или через приложения.

Для учёта клиентов и продаж пользуемся amoCRM. Хранилище у нас своё. Ещё пользуемся Google Документами.

Пользуетесь менеджерами задач? Помогает?

Да, Planiro. Менеджерам помогает видеть все задачи и их статус, рассчитать время для будущих проектов, выгрузить подробные отчёты для анализа. В будущем будем высчитывать по ним бонусы сотрудникам. Специалисты видят свой план на день, неделю и месяц, обозначают те самые статусы, показывают результат работы.

Пользуетесь мессенджером в коллективе?

Skype часто используем для связи с клиентами из других городов. Между собой ведём чаты в Skype и WhatsApp. И помногу. Кого раздражает — отключают уведомления и не перечитывает всю переписку. Кто-то наоборот так расслабляется, между делом, веселится и заодно узнаёт что-то новое. Студии подобно нашей полезно и то, и другое. И хоть мы фанаты вэба в работе и жизни, без живого общения никуда.

Basecamp и Planiro похожи в работе, или нет?

Нет, они совсем разные. Basecamp — это такая социальная сеть и только для клиентов. Почти все быстро разбираются, что там как, это радует. Если нет, менеджер проекта — в помощь. Там дискуссии и протоколы встреч. Planiro — это задачник и только для нас. В amoCRM же работаю только я.

Можете ли сказать какие есть полезные фишки в этих трёх системах именно для вашей компании?

Кажется, дизайн-студии могут выступать главными экспертами в выборе систем. Потому, что кроме удовлетворения наших задач в бизнесе, ещё важно, чтобы они были красивыми, продуманными до мелочей и быстрыми. Чтобы и кнопочки были видны там, где надо. Чтобы быстро найти нужный проект и ветку обсуждения. Чтобы все файлы прикреплялись разом, и был прелоадер. И так далее. Когда вся работа в «облаках», лишние раздражители ни к чему. Дизайн — это не обложка, а основа. Если вы кайфуете от работы в системе, значит разработчики сделали всё правильно.

Если говорить об удобствах каждой именно для нас, то, пожалуй, в Basecamp — это крупный предпросмотр картинок прямо в ленте и интуитивно понятные дискуссии, а в результате и лучшее взаимопонимание с клиентом. Planiro — чек-листы внутри задач, что особенно удобно для мелких правок, и фиксация затраченного времени. В amoCRM просто нет ничего лишнего.

Интегрировали ли эти три сервиса между собой? Связали ли их со Slack?

Нет, это следующий шаг. Но, пока системы не интегрированы, ничто не мешает нам указывать ссылки на новый комментарий клиента в Basecamp к задаче в Planiro. Или ссылку на задачу в Planiro — в соответствующем канале в Slack. В этих программах мы работаем в основном в браузере, так что несложно открыть соседнюю вкладку.

Каким образом используете Google Документы и насколько активно?

Весь контент для проектов собирает, редактирует или пишет с нуля копирайтер в Google Документах. Затем контент согласовывается и используется всей рабочей группой — от прототипа до рабочего сайта. Автор документа даёт необходимые права другим задействованным участникам. Календари мероприятий, план корпоратива, даже некоторые бюджеты — там. А ещё новые опросы и стандартные анкеты для сотрудников при приёме на работу.

Slack, Skype, да ещё WhatsApp. Не возникает желания попросту объединить их?

Наоборот, разделить — вот решение. Сначала был только Skype, но там все вопросы смешивались в кучу. Важного не найти или легко перескочить с важного на неважное. Теперь Skype — только для неформального общения в офисе, WhatsApp — для общения на досуге с мобильного. Мы очень дружны, так что прислать фото с отдыха или что-то любопытное с прогулки по городу — обычное дело. Slack у нас не так давно, но уже показывает высокую эффективность. Там идёт внутреннее обсуждение только по работе и по конкретным проектам.

Довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Мы много раз меняли задачник, надеюсь, больше не будем. WhatsApp пытались заменить на Telegram, но побаловались наклейками и бросили. Но, думаю, всё-таки заменим его, не выдерживает.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Оплачиваем Basecamp, Planiro, amoCRM и сервисы Google.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Бытовые, корпоративные вопросы и развлечения в облаках. В Slack у нас есть канал «Умное утро», например. Так называется наше внутреннее образовательное мероприятие. Там мы обсуждаем ближайшие темы, идеи, предложения.

Почти все сотрудники используют другие облака для личных дел, в основном хранилища и почту. Если кто-то расшарит заметку из Evernote, например, мы не растеряемся. Но и за рабочий документ не примем. Нужно разделять системы.

Примерно сколько раз в день обращаетесь к ним?

Это как средняя температура по больнице. В целом с утра все всё проверяют, видят план на день, дальше по необходимости. Менеджеры вообще не выходят из Planiro и Basecamp. У всех настроены уведомления из систем и чатов, кому как нужно и удобно. Командная работа дизайн-студии не в «облаке» — страшный сон. Тут нечего сравнивать. Чем больше сфер автоматизируем, тем быстрее идёт работа.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Пока хватит. Думаем, мы нашли оптимальный набор. И люди должны успевать адаптироваться. Но разработчики «облаков» не дремлют. Если завтра появится какой-то сервис, который обещает отправить на седьмое небо, то всем придётся туда переходить и тестировать. Без этого непонятно, подходит ли нам эта среда. Главное, чтобы сотрудники поддерживали. Это автоматизировать невозможно. Также как и дизайн. Так что каждому специалисту — свой набор и настройки.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Да, на скорость и продуктивность.